AI e automazioni a Olbia, per rispondere in cinque lingue mentre la sala è piena

A Olbia le automazioni servono ad agosto. In stagione la stessa domanda arriva cento volte al giorno, in italiano, inglese, tedesco, francese e spagnolo, su WhatsApp, su Instagram e per mail: «avete posto stasera», «c'è un ormeggio per un dodici metri il quindici», «la camera ha il parcheggio», «a che ora è il check-in». Chi risponde è la stessa persona che serve in sala, sta in banchina o fa le pulizie, e risponde in ritardo o non risponde. Il tavolo, l'ormeggio e la camera li prende chi ha risposto in un minuto, e in agosto quel minuto lo ha solo una macchina.

L'assistente che risponde nella lingua del messaggio

L'intelligenza artificiale a Olbia fa una cosa precisa: risponde alle domande che hanno una risposta, nella lingua in cui arrivano, con le informazioni tue. Conosce gli orari, i prezzi, le regole, legge la disponibilità dal calendario, e prende la prenotazione o la richiesta con i dati che servono, la data, le persone, la lunghezza della barca, mettendola nel gestionale; quando la domanda non ha risposta, la passa a te con il riassunto in italiano, e tu rispondi a una domanda invece che a cento. È il lavoro che abbiamo fatto dentro AVOY: il concierge risponde H24 in dodici lingue a chi prenota una casa o un'esperienza, e il channel manager tiene i calendari allineati con Airbnb e Booking. Per un ristorante come La Sartoria del Gusto, dove la prenotazione passa da WhatsApp, è il tavolo preso mentre la sala è piena; per una struttura come Ambra Holiday Rooms, otto alloggi fra San Teodoro e Porto San Paolo, è la camera libera detta subito invece che il giorno dopo.

Chatbot, a Olbia, è una parola che molti hanno già provato: il riquadro con quattro pulsanti che risponde sempre uguale e che al secondo messaggio manda tutti al telefono. Un assistente addestrato sul materiale vero dell'attività è un'altra cosa, e la prova è che sa dire «non lo so». Ogni conversazione si legge, si corregge, e da settembre risponde meglio di come rispondeva a giugno.

Le conferme, i promemoria, i calendari

La seconda parte sono i passaggi che si ripetono: la conferma che parte da sola quando la prenotazione entra, il promemoria il giorno prima con la strada e l'orario nella lingua dell'ospite, il calendario che si allinea con i portali senza che nessuno lo tocchi, la richiesta dal modulo che entra nel gestionale con l'etichetta giusta, la fattura dall'ordine. Per gli ormeggi, dove il marchio l'abbiamo fatto noi per 5 Star Mooring, il passaggio da togliere è la richiesta di posto barca che oggi qualcuno ricopia a mano nel foglio delle banchine, con lunghezza, pescaggio e date. L'automazione di WhatsApp a Olbia è quasi sempre la prima a partire, perché è il canale su cui scrivono tutti, italiani compresi: è il lavoro fatto per Estetica Valeria, con i messaggi automatici e il CRM, e dentro hoopit per la ristorazione. Ogni flusso ha un responsabile, un registro degli errori e un modo per spegnerlo in un minuto.

Il calendario di qui è al contrario: le automazioni aziendali a Olbia si costruiscono d'inverno, si provano a Pasqua con le prime domande, e a giugno rispondono da sole mentre tu sei in sala.

Quanto costa automatizzare le risposte a Olbia

Dipende da quanti canali entrano, da quante lingue servono davvero e da quanto si apre il gestionale che hai già. Una risposta automatica su un canale solo, con orari, indicazioni e menu, è un lavoro di giorni e si ripaga con i tavoli che prima si perdevano. Un assistente che legge la disponibilità, prende la prenotazione e la scrive nel gestionale è un lavoro di settimane: va addestrato sul tuo materiale e provato con le domande storte prima di metterlo davanti a un tedesco che scrive alle undici di sera. Pesa anche il numero di sedi: chi ne ha tre, come un'enoteca con locali fra Olbia e Porto Cervo, paga il collegamento una volta e lo usa tre. L'AI per le aziende della Gallura si valuta in prenotazioni entrate fuori orario, non in ore risparmiate: quelle vengono dopo. Il listino non lo pubblichiamo, il preventivo online dà la cifra di partenza in sette passi.

Cosa portiamo a Olbia

In città abbiamo lavorato con 5 Star Mooring, La Sartoria del Gusto, In Vino Veritas e Ambra: siti, SEO e marchi, cioè la parte che porta le richieste. Le automazioni sono il passo dopo, e le abbiamo costruite per AVOY, hoopit ed Estetica Valeria. Il consulente AI che a Olbia arriva con le slide e riparte non serve: il servizio AI e automazioni qui vuol dire guardare da dove entrano i messaggi, collegare gestionale, calendario e canali, accendere un flusso per volta e restare mentre la prima settimana piena gira. Il gestionale con una versione sola dell'agenda nasce nello stesso progetto quando manca.

Il mercato della città e della Gallura sta nella pagina Olbia, Porto Cervo in quella di Costa Smeralda.