Sviluppo app a Olbia, quando l'agenda di agosto non sta più in un foglio

A Olbia un gestionale nasce quando il foglio di calcolo ha quattro versioni. Fino a giugno l'agenda di un ormeggio, di una struttura fra Olbia e San Teodoro, di un ristorante con tre sedi, di un'agenzia con trenta stagionali sta in un foglio che una persona aggiorna; a luglio lo aggiornano in quattro, un cliente prenota da Monaco alle undici di sera, un altro chiama dal porto, e nessuna versione è quella giusta. Chi gestisce passa agosto a ricostruire chi ha prenotato cosa, e la stagione, che dura quattro mesi, ne perde uno.

Una versione sola, con la prenotazione dentro

L'app si costruisce attorno all'agenda: una versione sola, per posti barca, camere, tavoli o turni, che il team apre dal telefono e dal computer, e in cui la prenotazione entra da sola, dal sito, con il pagamento Stripe, la conferma su WhatsApp e il promemoria il giorno prima. È il mestiere fatto per AVOY, il channel manager che tiene i calendari degli host allineati con Airbnb e Booking, e per Estetica Valeria, l'agenda con gli slot live, il CRM e i messaggi WhatsApp automatici. Per gli ormeggi di 5 Star Mooring e per la nautica il posto barca ha le date, la lunghezza e il prezzo; per una struttura come Ambra Holiday Rooms il calendario per casa; per un ristorante con tre sedi come In Vino Veritas i tavoli per sede e i turni.

Trenta persone nuove ogni giugno

Lo sviluppo app in Gallura ha un vincolo che in una città che lavora dodici mesi non esiste: chi usa il gestionale a luglio non c'era a marzo. I ragazzi che arrivano per la stagione restano quattro mesi, imparano in fretta e se ne vanno, e l'anno dopo sono altri. Un software pensato per un team stabile qui non regge: ogni schermata in più è un errore in più a Ferragosto, ogni impostazione lasciata aperta è una prenotazione cancellata per sbaglio. Quindi si disegna al contrario: per chi è al primo giorno. Una lista, un'azione, nessuna scelta che possa rompere qualcosa, i permessi stretti per ruolo, e le cose delicate — i prezzi, le cancellazioni, i rimborsi — in mano a chi c'era a marzo. È lo stesso motivo per cui il gestionale va provato ad aprile con due persone vere e non a giugno con trenta.

Il gestionale che ha già la struttura

Molte attività di Olbia un software ce l'hanno già, ed è la prima cosa da guardare. Se il gestionale o il PMS che c'è ha le interfacce aperte, la web app si aggancia e diventa il pezzo mancante: la prenotazione online, il turno sul telefono, la banchina che si vede da fuori. Se è chiuso, come capita spesso con i prodotti venduti anni fa senza un contratto che parli di dati, si lavora attorno con gli scambi di file e i calendari, e a volte conviene ammettere che sostituirlo costa meno che aggirarlo. Questa valutazione la facciamo prima del preventivo, perché è la voce che sbaglia i conti a metà progetto. Quasi sempre il risultato è una PWA: si apre dal telefono in banchina e dal computer in reception, non passa dagli store, e i dati, i clienti con i contatti, le prenotazioni, i prezzi, restano all'attività. Quando invece il cliente la apre ogni giorno, con l'account e l'abbonamento, diventa un'app vera, come la web app di Flow a Porto Cervo.

Quanto costa un'app a Olbia, e da cosa dipende

Il prezzo lo fa il numero di agende che devono diventare una sola. Una sola risorsa da prenotare — le camere, o i tavoli, o i posti barca — con il pagamento e le conferme è un progetto di due o tre mesi; tre risorse diverse con regole diverse, più i turni del personale e i conti per sede, è un altro lavoro e si vede nel conto. Un software gestionale per un'attività di Olbia costa poi in proporzione a quanto deve parlare con quello che c'è già: le interfacce aperte si collegano in giorni, un sistema chiuso si aggira in settimane. Sposta la cifra anche il multilingua, perché a Olbia il cliente scrive in quattro lingue, e non la sposta la dimensione dell'azienda. Non pubblichiamo un listino: diamo una cifra di partenza con il preventivo online in sette passi, e il numero vero dopo aver guardato insieme i fogli di agosto.

Cosa portiamo a Olbia

In città lavoriamo con 5 Star Mooring, La Sartoria del Gusto, In Vino Veritas e Ambra. Il servizio sviluppo app è lo stesso: si parte da come si lavora oggi, si disegna e si scrive nello stesso studio, la prima versione in due o tre mesi, codice e dati tuoi. Lo sviluppatore che scrive l'app a Olbia è lo stesso che l'ha disegnata, e a luglio risponde: il gestionale si costruisce d'inverno, si prova con il team a maggio, e a giugno l'agenda ha una versione sola. Il sito web con la prenotazione nasce nello stesso progetto.

Il preventivo online dà una cifra in sette passi; il mercato della città e della Gallura sta nella pagina Olbia, Porto Cervo in quella di Costa Smeralda.