Abbonamento o software tuo: quando il canone smette di convenire

La domanda arriva quasi sempre dopo la terza fattura. Sto pagando quattrocento euro al mese per un gestionale che uso a metà: non conviene farsene uno nostro?

Dipende, e il modo in cui di solito si risponde a questa domanda è sbagliato in tutti e due i sensi. C'è chi dice sempre di sì, perché vende sviluppo. E c'è chi dice sempre di no, citando la manutenzione come se fosse una maledizione.

Noi facciamo tutt'e due le cose — hoopit, che abbiamo sviluppato, è a tutti gli effetti un software in abbonamento — e proprio per questo la risposta ci interessa meno del conto che la determina.

Cosa compri davvero con un canone

Prima di dire che il canone è denaro perso, vale la pena elencare cosa copre, perché è più roba di quanto sembri.

Copre gli aggiornamenti di sicurezza, che qualcuno deve fare e che nel software fatto in casa sono la prima cosa che si smette di fare. Copre i server e il fatto che funzionino anche il 15 agosto. Copre l'adeguamento alle norme che cambiano — fatturazione elettronica, scontrino telematico, regole sui pagamenti — che è lavoro puro e che con un canone non ti riguarda. E copre qualcuno da chiamare quando alle sette di sera non si stampa un documento.

Chi confronta un canone annuo con il preventivo di sviluppo sta confrontando due numeri che non misurano la stessa cosa. Sarebbe come paragonare il noleggio di un furgone al prezzo d'acquisto, senza contare il bollo, l'assicurazione e il meccanico.

I tre momenti in cui il conto cambia

Il canone smette di convenire in tre situazioni, ed è utile riconoscerle perché arrivano in quest'ordine.

Il prezzo cresce con una cosa che non c'entra col valore. Quasi tutti i listini sono per postazione. Se assumi cinque persone in magazzino che usano il software per battere un codice, paghi cinque licenze piene per una funzione sola. Da lì in poi il costo cresce con l'organico, mentre il beneficio no.

Ti manca una cosa che non arriverà. L'hai chiesta, hai ricevuto un «lo passiamo al team di prodotto», e sono passati due anni. È normale: il fornitore fa le cose che chiedono in mille, non quelle che chiedi tu. Il problema è che nel frattempo quella cosa la stai facendo a mano.

Il software ti costringe a lavorare in un modo che non è il tuo. È il sintomo più serio e il più difficile da mettere in numeri, perché non compare in nessuna fattura. Si vede dai fogli di calcolo che nascono attorno al gestionale per tenere le informazioni che il gestionale non prevede. Quando i fogli attorno diventano tre, il software vero sono i fogli.

Come si fa il conto

Su cinque anni, non su uno. E con quattro voci per parte.

Da una parte: canone × mesi × utenti previsti fra tre anni, più i moduli aggiuntivi, più le integrazioni che paghi comunque a qualcuno per far parlare quel software col resto, più il tempo delle persone speso nei passaggi manuali che quel software impone.

Dall'altra: lo sviluppo iniziale, più la manutenzione annuale — che è una percentuale reale, non zero — più l'hosting e i servizi di terze parti che userai comunque, più il costo di non avere nessuno da chiamare, che si copre con un contratto e quindi ha un prezzo.

Fatto questo conto, succede spesso che il custom vinca. E succede altrettanto spesso che perda, e vada bene così: un abbonamento che ti sta stretto su una cosa che non ti distingue è un ottimo affare. La contabilità la fanno tutti nello stesso modo, e non è lì che si guadagna.

Due avvertenze su come si sbaglia questo conto, perché sono sempre le stesse.

La prima: si mette a confronto il canone di oggi con il preventivo di oggi, quando le due cose crescono in modo diverso. Il canone cresce con l'azienda — più persone, più sedi, più moduli — mentre lo sviluppo è grosso all'inizio e poi diventa manutenzione. Sono due curve, non due numeri, e si incrociano quasi sempre fra il secondo e il quarto anno.

La seconda: si dimentica il tempo. Un abbonamento è attivo domani mattina, una piattaforma tua arriva fra qualche mese. Se il problema è urgente, il canone vince anche quando sulla carta perde — e la scelta giusta diventa prendere l'abbonamento adesso e costruire con calma il pezzo che conta.

Il costo che nessuno mette a preventivo

Se decidi di costruire, c'è una cosa da mettere in conto sopra tutte le altre: il software non finisce.

Non è un cantiere che si chiude. È un impianto che si accende. Il browser cambia, il fornitore dei pagamenti aggiorna le sue regole, la libreria che usavi non viene più mantenuta, e una legge cambia il modo in cui vanno conservati certi dati. Nessuna di queste cose è un difetto di quello che hai costruito: sono tutte manutenzione ordinaria di qualcun altro che diventa lavoro tuo.

Un budget di sviluppo senza una voce di manutenzione annuale non è un budget ottimista, è un budget incompleto. E il modo più veloce di trasformare un investimento in un problema è metterlo in produzione e non guardarlo più per due anni.

«Tanto resta un patrimonio» — vero, a certe condizioni

Si sente dire che un software di proprietà aumenta il valore dell'azienda. Può essere vero, ma non lo è per il fatto di esistere. Vale qualcosa a tre condizioni precise, e quando mancano vale zero anche se è costato molto.

Deve essere leggibile da qualcuno che non l'ha scritto. Codice ordinato, dipendenze normali, e da qualche parte scritto perché le cose sono fatte così. Un software che sa far funzionare una persona sola non è un patrimonio: è un rischio con la faccia di un patrimonio.

Devi averlo tu. Il codice, gli accessi ai server, i domini, i registri dei pacchetti. Capita più spesso di quanto si creda che l'azienda paghi lo sviluppo per anni e non abbia mai avuto in mano una copia di quello che ha pagato.

Deve essere aggiornato. Un impianto fermo da tre anni non si riprende da dove l'hai lasciato: si riprende da un lavoro di rimessa in sicurezza che a volte costa quanto rifarlo.

Se le tre condizioni ci sono, allora sì, quel software è un bene aziendale — e in una trattativa lo si può mostrare. Se manca la prima, non è un bene: è un debito che paga chi arriva dopo.

Il vincolo che pesa più del prezzo

Le quattro domande da fare prima di firmare qualunque abbonamento non riguardano il prezzo. Riguardano l'uscita.

1. Come esporto i miei dati? Non «si può esportare», ma: in che formato, con dentro cosa, e ci sono anche gli allegati e lo storico?
2. Quanto costa esportarli? In alcuni contratti l'export completo è un servizio a pagamento, e il prezzo si scopre nel momento peggiore.
3. Esiste un accesso programmatico? Se c'è un'interfaccia per programmi, i tuoi dati sono raggiungibili senza chiedere il permesso ogni volta. Se non c'è, sei ospite a casa tua.
4. Cosa succede se chiudono? È raro e non è impossibile, ed è l'unico rischio del canone che non si copre con altri soldi.

Un fornitore che risponde bene a queste quattro domande è un fornitore da cui potresti andartene facilmente. Ed è esattamente per questo che è quello da cui conviene restare: chi non ti trattiene con i vincoli deve trattenerti con il prodotto.

La via di mezzo, che è quella che usiamo più spesso

Nella pratica quasi nessuno sceglie fra i due estremi, e chi lo fa di solito sbaglia.

La divisione che funziona è questa: abbonamento per tutto ciò che è uguale in ogni azienda, roba tua per il pezzo che ti fa guadagnare.

Contabilità, posta, firme, buste paga, backup: canone, senza discutere. Nessuno ha mai vinto un cliente perché la sua contabilità era originale.

Il pezzo dove il cliente ti incontra, invece — come si prenota, come si compra, cosa vede chi entra nell'area riservata — è quello che ti distingue, ed è lì che un modello standard ti fa somigliare a tutti gli altri. Su Flow Porto Cervo i piani di abbonamento, le lezioni live con la replica e le gift card consegnate su WhatsApp non sono funzioni che si trovavano in un catalogo: sono il modo in cui quel lavoro guadagna.

I due mondi non sono in guerra. Il software tuo parla con i canoni che tieni, e chiedere che li sostituisca tutti è il modo più caro di cominciare.

Da dove partire

1. Prendi l'ultima fattura del gestionale e moltiplica per sessanta. Quello è il primo numero, e già da solo cambia parecchie conversazioni.
2. Conta i fogli di calcolo nati attorno a quel software. Sono la misura più onesta di quanto ti sta stretto.
3. Segna quali passaggi fai a mano perché il software non li prevede, e quanti minuti costano a settimana. Moltiplica anche quelli per cinque anni.
4. Se decidi di costruire, comincia dal pezzo che ti fa guadagnare, non da quello che ti dà più fastidio. Sono raramente lo stesso, e il primo si ripaga da solo mentre il secondo va solo pagato.

Come impostiamo una piattaforma di proprietà — e quando invece diciamo di tenersi l'abbonamento — sta nella pagina app e sviluppo. Se il pezzo che ti fa guadagnare è la vendita online, c'è un discorso a parte in e-commerce.