# AI e automazioni a Quartu Sant'Elena, per la segreteria di quattrocento famiglie

> AI e automazioni a Quartu Sant'Elena per associazioni, scuole e centri medici: risposte automatiche, promemoria di quote, iscrizioni nel gestionale.

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A Quartu un'associazione con quattrocento iscritti, una scuola di danza, un centro medico con dieci specialisti hanno una segreteria che fa a mano le stesse cose ogni giorno: rispondere «a che ora è il corso», mandare il promemoria della quota, ricordare il certificato in scadenza, inoltrare la comunicazione alle famiglie che metà non legge. Sono ore di una persona, e sono le stesse ore tutti i giorni.

A Quartu Sant'Elena le automazioni servono a una segreteria. La città
ha in ogni quartiere un'associazione sportiva con quattrocento
tesserati, una scuola di danza con duecento allieve, un centro medico
con dieci specialisti, una palestra con mille abbonati, e ognuno ha una
persona, spesso un volontario, che fa a mano le stesse cose ogni
giorno: risponde «a che ora è il corso del martedì» per la trentesima
volta, manda il promemoria della quota uno per uno, ricorda il
certificato medico in scadenza, inoltra la comunicazione alle
famiglie su un gruppo che metà non legge. Sono le stesse ore tutti i
giorni, e sono le prime da togliere.

## Le domande che tornano, e i promemoria che partono da soli

Il lavoro comincia dall'elenco: cosa la segreteria fa a mano ogni
giorno, e quanto tempo costa. Poi l'assistente, su WhatsApp e sul
sito, che risponde alle domande che hanno una risposta con le
informazioni vostre, gli orari, le sedi, le quote, cosa portare alla
prima lezione, e passa a voi quelle che decidete voi, con il riassunto.
E i passaggi tolti uno per uno: l'iscrizione che dal modulo entra nel
gestionale con la quota pagata; il promemoria della quota e del
certificato in scadenza che parte da solo; la comunicazione alle
famiglie che arriva su WhatsApp, una per una, e di cui si sa chi l'ha
letta; la presenza segnata dall'istruttore che aggiorna il conto. È il
lavoro fatto per [Estetica Valeria](/lavori/estetica-valeria/), dove
prenotazione online, CRM e centro comunicazioni WhatsApp stanno nello
stesso sistema, e vale uguale per il [wellness](/settori/wellness-beauty/)
e per un centro di [formazione](/settori/formazione/) come
[ARES](/lavori/ares-centro-formazione/), di cui abbiamo fatto il
marchio e le linee guida.

L'automazione di WhatsApp a Quartu è il pezzo che cambia di più la
giornata, perché qui il canale è quello: le famiglie scrivono lì, non
mandano mail, e un gruppo con duecento numeri non è uno strumento di
lavoro. Un chatbot a Quartu Sant'Elena, quello con i pulsanti fissi,
non regge la domanda vera — «mia figlia ha saltato tre lezioni, la
quota di marzo la devo pagare uguale?» — mentre un assistente che
legge il regolamento vostro sa rispondere o sa passare la palla.

## Il centro medico: l'agenda giusta, da sola

Per un centro medico o di fisioterapia con dieci specialisti
l'automazione è la prenotazione che dal sito o da WhatsApp entra
nell'agenda dello specialista giusto, con la prestazione scelta; la
conferma e il promemoria da soli, che sono la cosa che riduce i buchi;
lo spostamento quando il paziente chiede; l'assistente che risponde
alle domande sulle prestazioni, i tempi, i costi, come si arriva, con
le informazioni del centro, e non risponde a quelle cliniche. Nella
[sanità](/settori/sanita/) privata l'abbiamo costruita per il
[Poliambulatorio Medica Palau](/lavori/medica-palau/), tredici
specializzazioni e prenotazione online con scelta di prestazione e
specialista: è in Gallura, non a Quartu, ma il problema è lo stesso di
un poliambulatorio di via Marconi. Per un [negozio](/settori/retail/) o
un ristorante da asporto l'ordine su WhatsApp che entra da solo in
cassa, come dentro [hoopit](/lavori/hoopit-app/). Ogni automazione ha un
responsabile, un registro e un modo per fermarla, e i dati, le famiglie,
i pazienti, restano all'associazione o al centro.

## Quanto costa automatizzare una segreteria a Quartu Sant'Elena

Dipende da quante persone gestite e da cosa usate già oggi. Un flusso
solo, il promemoria delle quote o l'iscrizione che si compila da sola,
è un lavoro di giorni e si ripaga nelle prime settimane in quote
incassate senza rincorrere nessuno. La segreteria intera, con
l'assistente che risponde e il gestionale collegato, è un lavoro di
settimane. Pesa cosa c'è adesso: chi tiene gli iscritti su un foglio di
calcolo ha meno da collegare ma più da mettere in ordine; chi ha un
gestionale chiuso paga il giro attorno. Per le aziende di Quartu
Sant'Elena, gli studi, le officine, i negozi con la consegna, il conto
si fa sulle stesse voci: canali, gestionale, quante persone toccano la
stessa richiesta. Le automazioni aziendali qui hanno un vantaggio che a
Cagliari non c'è: il tempo di chi sta in segreteria spesso è
volontario, quindi non lo conta nessuno, e appena lo si conta la
decisione diventa facile. Il listino non lo
pubblichiamo; il [preventivo online](/preventivo/) dà la cifra di
partenza in sette passi.

## Cosa portiamo a Quartu

Nel comune non abbiamo ancora un cliente, e lo scriviamo; nell'area di
Cagliari lavoriamo dal 2018, e l'[intelligenza artificiale a Quartu
Sant'Elena](/servizi/ai-automazioni/) la portiamo con quello che
abbiamo già costruito altrove: la suite di Estetica Valeria, il
concierge e il channel manager di [AVOY](/lavori/avoy-it/), Greeny che
risponde di notte per [Green Tech
Costruzioni](/lavori/green-tech-costruzioni/). Il consulente AI che a
Quartu Sant'Elena vende un corso e sparisce lo trovate facilmente: noi
scriviamo i flussi, li colleghiamo agli strumenti che avete e restiamo
mentre il primo mese gira. Il [gestionale](/servizi/app-sviluppo/)
delle iscrizioni nasce nello stesso progetto quando manca.

Il mercato della città sta nella pagina [Quartu
Sant'Elena](/sardegna/quartu-sant-elena/), la città a dieci minuti in
quella di [Cagliari](/sardegna/cagliari/).

## Domande frequenti

### Cosa si automatizza in un'associazione o in una scuola?

La risposta alle domande che tornano sempre, orari, sedi, quote, cosa portare, su WhatsApp e sul sito con le informazioni vostre; il promemoria della quota e del certificato in scadenza che parte da solo; l'iscrizione che dal modulo entra nel gestionale; la comunicazione alle famiglie che arriva su WhatsApp e di cui si sa chi l'ha letta.

### E per un centro medico o uno studio?

La prenotazione che dal sito o da WhatsApp entra nell'agenda dello specialista giusto, la conferma e il promemoria da soli, lo spostamento quando il paziente chiede, l'assistente che risponde alle domande sulle prestazioni con le informazioni del centro e passa a voi quelle cliniche, senza rispondere al posto del medico.

### Avete fatto automazioni a Quartu?

Non ancora nel comune, e lo scriviamo. Portiamo Estetica Valeria, con la prenotazione online, i messaggi WhatsApp automatici e il CRM; AVOY, con i calendari allineati da soli e il concierge che risponde H24; hoopit per la ristorazione; Greeny, l'assistente che risponde di notte per Green Tech Costruzioni.

### Quanto costa automatizzare la segreteria di un'associazione?

Dipende da quante persone gestite e da cosa usate oggi: chi tiene gli iscritti su un foglio di calcolo parte da lì, e il primo pezzo è di solito il promemoria delle quote. Un flusso solo è un lavoro di giorni, la segreteria intera collegata al gestionale è un lavoro di settimane. Il preventivo online dà la cifra di partenza.

### Serve un budget da azienda, o va bene anche per una piccola realtà?

Si parte da un flusso solo, quello che vi costa più ore, e si allarga dopo: è il modo in cui lavoriamo anche con le attività di quartiere. Per un'associazione che fa tutto con i volontari il primo passo è quasi sempre gratuito da gestire e piccolo da pagare: promemoria delle quote e iscrizione che si compila da sola.